Come creare, gestire e promuovere un evento su Facebook

Hai intenzione di organizzare una mega festa, un party di inaugurazione della tua nuova attività o un qualsiasi altro evento importante per il tuo business? La prima regola è fare pubblicità. Un evento, si sa, ha successo se attira tanta gente e soprattutto quella giusta, in particolare se si tratta di un evento legato al tuo business.

Una volta c’erano i volantini che, per carità, possono funzionare bene (in parte) anche oggi. Ma per raggiungere un numero molto più ampio di persone che siano anche in target con il tuo evento la cosa migliore è utilizzare i social network e Facebook in particolare.

Ma come creare un evento perfetto su Facebook, quindi?

Come saprai, Facebook offre la possibilità di creare un evento. Il procedimento è semplicissimo: basta cliccare sulla voce Eventi nella barra laterale a sinistra nella home di Facebook per avviare la creazione di un nuovo evento.

Una volta compilata la pagina con tutte le informazioni richieste relative all’evento (titolo, luogo, data e ora, orario e descrizione), non ti resta che fare click su Crea per avere la tua pagina bella e pronta. Da qui puoi invitare i tuoi amici sul social network a partecipare.

Per essere il più efficace possibile devi però ottimizzare i contenuti del tuo evento.

1. Scegli il nome dell’evento : deve essere chiaro ed efficace (meglio se di 2/3 parole al massimo) in modo da colpire ed essere ricordato facilmente. Anche perché dal nome dovrai ricavare l’hashtag che è fondamentale per la tua strategia di marketing, come ti spiegherò più avanti
   
   
2. Usa le immagini : la parte visiva sul web è fondamentale, quindi scegli foto o video accattivanti, che suscitino emozione in chi le guarda. Se i tuoi contatti decidono di condividere il tuo evento, quell’immagine che hai scelto verrà visualizzata sulle bacheche dei loro amici: sarà quindi il biglietto da visita del tuo evento e per questo deve essere scelta con grande cura e, mi raccomando, verifica che l’immagine sia ben visibile sia da desktop che da smartphone
   
   
3. Descrizione e dettagli : inserisci le parole chiave pensando a quello che un utente potrebbe digitare nella barra di ricerca per trovare un evento come il tuo. Aggiungi i dettagli, ad esempio se è un evento per famiglie o adatto ai bambini, e inserisci il programma/scaletta. Aggiungi anche eventuali link “di servizio” sono importanti (tipo i parcheggi vicini)
   
   
4. Categoria : Scegli una categoria che sia pertinente con il contenuto del tuo evento in modo che Facebook lo mostri al pubblico in target
   
   
5. Luogo e data : indica chiaramente dove e quando si svolgerà l’evento sia per chiarezza nei confronti degli utenti sia per sfruttare l’algoritmo di Facebook che consiglia gli eventi agli utenti in base a una serie di fattori: per questo è necessario inserire tutti gli elementi corretti in modo che Facebook possa promuoverlo nel modo e nei tempi giusti
   
   
6. Cura le opzioni di pubblicazione : decidi tu chi può pubblicare contenuti sulla pagina del tuo evento e decidi se gli utenti possono inviarti messaggi per informazioni. L’ideale sarebbe permettere a tutti di pubblicare sulla pagina ma riservandoti l’approvazione preventiva dei post, onde evitare problemi e messaggi poco opportuni
   
   
7. Biglietti : se il tuo evento è a pagamento e prevede la vendita di biglietti ricordati di inserire l’url del sito su cui è possibile acquistarli.

Sembra facile, no?

Ma ora che hai creato il tuo evento su Facebook, non puoi affidarti al buon cuore dei tuoi amici per pubblicizzarlo: sicuramente non basterà.

Quello che ti serve è una strategia più ampia : perché l’evento non solo va creato, ma soprattutto va gestito in modo da attirare l’attenzione. Ciò vale soprattutto per gli eventi di business, che sono un’opportunità per ottenere il massimo come contatti per far conoscere il tuo prodotto/servizio e ampliare così i tuoi affari e far crescere il fatturato.

Quello che ti serve è un piano e gli strumenti giusti per attuarlo: sia che tu stia organizzando un festival musicale, un evento di networking tra professionisti del tuo settore o una rassegna gastronomica nel tuo ristorante, Facebook (e i social in generale) sono fondamentali per diffondere al massimo il messaggio.

Basilare, però, è aver definito prima una strategia che accompagni ogni fase dell’evento, dalla sua preparazione alla sua conclusione… e anche dopo.

1. Scegli l’hashtag giusto per la tua campagna : come ti dicevo, questo è il primo e fondamentale passo della tua strategia di marketing. L’hashtag serve per rintracciare velocemente online tutto ciò che riguarda il tuo evento, per questo deve essere davvero efficace, ovvero unico, breve e facile da ricordare. 
Fai una ricerca approfondita perché, se qualcuno ha usato o sta usando il tuo stesso hashtag, rischi che il tuo evento venga confuso con un altro .
 Deve inoltre essere breve per poter essere usato su tutti i social network su cui ti stai muovendo. 
Infine deve essere semplice, chiaro e facile da ricordare, magari sfruttando un gioco di parole o un’allitterazione per renderlo più semplice da memorizzare
   
   
2. Metti in evidenza la presenza di eventuali ospiti : relatori e personalità note del settore che hanno confermato la loro presenza al tuo evento sono una risorsa importantissima per dare visibilità. Condividi dai loro profili i loro post, eventuali opere o pubblicazioni spiegando perché li hai invitati e quale plus apportano al tuo evento, facendolo diventare imperdibile. Ad ogni post aggiungi sempre l’hashtag del tuo evento ed eventuali call to action , come ad esempio l’invito a registrarsi o ad acquistare il biglietto
   
   
3. Promuovi i contenuti digitali anche offline : se, oltre alla campagna su Facebook, hai scelto di inserire nella tua strategia di marketing anche i canali tradizionali, come volantini o inviti, assicurati che anche questi ultimi siano “social”. Dunque inserisci l’hashtag ufficiale ed eventuali link al tuo materiale online anche qui
   
   
4. Programma i post per il giorno dell’evento : prepara prima i post con tutte le informazioni necessarie come promemoria per i tuoi contatti. Assicurati che siano ben chiari ora e luogo, come raggiungere la location, link a un eventuale sito con tutte le informazioni. I post dovrebbero venire pubblicati a intervalli regolari sia prima dell’inizio dell’evento che durante, in modo da continuare a fornire tutti i dettagli necessari per raggiungerti anche a chi decide all’ultimo momento di partecipare
   
   
5. Usa pubblicità mirate, anche a pagamento : Facebook ti offre la possibilità di arrivare proprio al pubblico maggiormente in target con il tuo evento. Per fare questo puoi decidere di investire nelle pubblicità mirate . Se ad esempio devi inaugurare il tuo nuovo locale, questo strumento ti permetterà di far apparire il tuo evento sulle bacheche di utenti che rientrano nell’area geografica di tuo interesse
   
   
6. Offri biglietti omaggio : giocati questa carta soprattutto se vedi che la tua campagna non sta ottenendo i risultati sperati. Crea un concorso dove mettere in palio appunto i biglietti per l’evento in modo da creare movimento sulla tua pagina e ampliare il battage pubblicitario.

Ok, ci sei. Finalmente è arrivato il tanto atteso giorno dell’evento. Non credere che il tuo “compito social” sia finito qui!
Per ricavare il massimo profitto da quanto hai fatto finora e sfruttare al massimo il tuo evento a livello promozionale, ci sono dei passi importanti da fare proprio durante lo svolgimento.

1. Controlla cosa dicono le persone del tuo evento : non abbandonare Facebook al suo destino proprio nel momento clou. Come ti ho già detto nei punti precedenti, devi programmare dei post per il giorno dell’evento e postare anche immagini di come sta andando. A questi post gli utenti probabilmente risponderanno: controlla cosa dicono e stai pronto anche a gestire eventuali critiche o lamentele. Ringrazia per il feedback e rispondi che il tuo staff è già al lavoro per risolvere eventuali problemi
   
   
2. Interagisci con i partecipanti : non ci saranno solo lamentele (si spera) ma anche utenti che faranno domande o commenteranno o posteranno a loro volta immagini dell’evento. Rispondi a tutto quello che ti chiedono e condividi i messaggi e le immagini più rilevanti pubblicate da chi ti sta seguendo
   
   
3. Invita i presenti all’evento a condividere su Facebook la loro esperienza : è un modo per aumentare le interazioni e aumentare la visibilità del tuo evento sui social. Per invogliarli puoi anche organizzare una campagna promozionale, offrendo premi o sconti speciali per chi condivide contenuti utilizzando l’hashtag ufficiale dell’evento nel proprio post

Ti mancano ancora 2 cose da fare:

• Chiedi a chi ha partecipato di valutare il tuo evento : si tratta di un riscontro molto importante in vista di eventi futuri. I feedback di chi ha vissuto l’esperienza possono servirti per capire cosa ha funzionato e cosa invece c’è da migliorare. 
Per incentivare a rispondere puoi organizzare un sondaggio e sorteggiare un premio tra chi ha risposto
  
  
• Analizza i risultati della tua campagna social : verifica se gli obiettivi che ti eri prefissato con la tua strategia di marketing sono stati centrati. Hai raggiunto gli utenti che volevi? Hai avuto la visibilità cui aspiravi? Utilizza gli strumenti messi a disposizione dalla piattaforma per verificare l’efficacia del tuo lavoro.